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合并文档原来如此奥妙

发布时间:2021-01-20 08:50:40 阅读: 来源:笼绞机厂家

将不同的Word文档汇总到一个文档中,或者将不同修改意见的Word版本档合并成一个文档,该如何完成快速合并?

日常工作中,有些朋友经常需要将一些Word文档合并起来,比如我,由于一直从事财务审计工作,平时需要合并的文档就比较多,早先的时候,就采用原始的合并的方法,如复制、粘贴,插入文件的方法,有时候觉得非常啰唆,文档一多,就更加麻烦了,而且合并文档也分为多种情况,一种是将不同的文件合并在一个文件中,另外是将不同的版本的文件,通过比较分析,合并为一个文件,对于这些情况,如何处理呢?其实采用简单的VBA以及Word的比较合并文档功能,就可以将以上问题迎刃而解了!

使用VBA快速合并不同文档

将不同的文档合并成为一个文档是经常遇到的工作,比如下属各个公司的日、月、季度的报表、计划、工作情况等,就需要每天汇总成为一个文件,整理后上报相关领导,采用传统的方法太费时间了,还是请VBA来帮忙吧!有些朋友见到VBA几个字,觉得很怵头,其实使用VBA非常简单,按照下面操作就可以了!

将所有日常需要汇总的Word报表文件,单独存放在一个文件夹中,如F:\集团公司日工作汇报,然后启动Word2010,新建一个空白文件,按下ALT+F11组合键,在弹出的VBA窗口中,双击左侧工程中的ThisDocument选项,在右侧弹出的VBA编辑窗口中,输入以下代码(图1):

Sub AutoOpen()

Dim myDialog As FileDialog

Dim i As Long

On Error Resume Next

Set myDialog = leDialog(msoFileDialogFilePicker)

With myDialog

.Title = "友情提示:请选择要合并的文件,可以选择多个文件!"

.AllowMultiSelect = True

.ear

.d "所有 WORD 文件", "*.doc", 1

End With

If ow <> -1 Then Exit Sub

For i = 1 To unt

sertFile FileName:=lectedItems(i)

Next

MsgBox "本次共合并了" & i - 1 & "篇文档"

End Sub

在此段代码中,“Title = "友情”中的提示内容,在将来的选择合并文件对话框标题栏中显示,大家可以根据自己的需要进行修改,而“MsgBox "本次共合并了”中,则在文档合并后,显示已经合并的文档数量。以上代码检查无误后,按下Ctrl+S组合键予以保存,然后关闭VBA窗口。

在默认情况下,Word宏是禁用的,因此为了以后顺利使用以上代码,建议启用宏,单击顶部的“开发工具”菜单,选择“代码”中的“宏安全性”选项,在弹出的信任中心的宏设置对话框中,将其中的“启用所有宏”、“信任对 VBA 工程对象模型的访问”两个选项选中,单击“确定”按钮即可。最后按下Alt+F+A组合键,将此文件另存为启用宏的docm文件格式,如快速合并文件.docm。

这样平常需要合并文件时,只需要启动“快速合并文件”文档,即可自动弹出一个提示窗口,在此窗口中,选择需要合并的所有文件,可以多选,单击“确定”按钮,即可将需要的文档汇总到一个文件中,而且合并完毕后,会弹出一个提示窗口,显示此次一共合并了多少文件(图3)。文件合并完毕后,将合并后的文件另存为其他名称,这样以后继续使用“快速合并文件”进行其他合并工作。建议将此文件的快捷方式放在桌面上,这样合并文件时,就可以直接从桌面上打开了。

需要注意的是,选择多个文件时,按下Ctrl键可以不连续无规则选取多个,而按下Shift可以连续选择多个,如果一个文件夹里面只有一个不选取,先用Ctrl+A选取全部,然后按Ctrl单击不选取的即可。

快速合并不同版本文档

一些文件往往需要上报领导批阅修改,以前大家往往是将纸质文件或者电子版文件给领导,修改后自己再手工对照修改合并,如果批阅人好几个,意见也就格外多,这样非常费力费时,其实针对这种情况,利用Word的审阅中的合并工具,就可以非常巧妙完成此项任务,比如一份采购招标实施细则,将电子版本文件分别交上级领导王总、张工等批示返回后,就可以通过此工具,快速完成分析合并工作。

启动Word2010,选择“审阅”菜单,单击“比较”选项,从弹出的从下拉列表中选择“合并”命令,在弹出的“合并文档”窗口(图4),单击“原文档”右侧的“打开”图标选择源文件-“采购招标实施细则”,单击“修订的文档”右侧的“打开”图标选择一个领导批阅后的文件,如“采购招标实施细则-王总批阅”,在下面修订者显示为文本框中,分别输入的源文档撰写人以及批阅人,如张皓、王总。设置完毕后,单击“确定”按钮,由于只能在最后合并的文档中保留一组格式修订,因此这时候有可能提示要保留修订提示框,单击其中的“文档(采购招标实施细则)”,单击“继续合并按钮”。

这样就会新建一个名为合并结果的新文件,将此文件予以保存,如采购招标实施细则1,由于还需要加上其他领导的意见,如张工等,因此将刚才合并的文件采购招标实施细则1与张工批阅的文件,按照上面操作,进行第二次合并,这样合并后的文件,即包括王总、张工的批阅意见了(图5)。

需要注意的是,为了能够在合并文件的编辑窗口中显示源文档以及修改后文档内容,建议在“合并文档”窗口,单击左下角的“更多”按钮,从下面显示的更多选项列表中,在“修订的显示位置”下选中“新文档”选项,这样会在新文档显示所有的修改内容信息了。

在最后的合并文件编辑窗口中,最左侧会显示所有的修改统计情况以及每个批阅人的具体修改意见,而在中间则是合并的文件,右侧上部是第一次合并后的文件,而下部则是张工批阅后的文件。在中间合并的文档中,修改的内容会按照不同的批阅人,而以不同颜色区别开来(图6)。

对于合并后的文档修改意见,可以具体情况,有选择地接受或者拒绝,比如王总在这份细则中,将“超过3万元以上的物资”,修改为“超过1万元以上的物资”,而张工则修改为“超过0.5万元以上的物资”。根据讨论结果,当需要接受王总的修改意见时,选择王总所作的修改,单击顶部菜单栏中的“更改”中的“接受”按钮,从下拉菜单中选择“接受修订”命令即可(图6),而对于张工修改意见则选择“拒绝”。合并完毕后,最后将文件予以保存就可以了。

需要注意的是,如果批阅人在合并的文件中,修改意见就比较多,就显得有点杂乱了,这时候可以单击顶部“修订”中的“显示标记”选项,从下拉列表中选择“审阅者”选项,在弹出的列表中,只选择需要重点查看的几个批阅人意见就可以了,比如王总、张工(图7)。

无论是将不同的文档合并在一起,还是不同版本的文档进行比较合并,关键问题是提高效率,避免合并过程中的失误,以上的两个解决方案只是解决合并文档中的一些集团问题,各有侧重点,对于其他的遇到的合并问题,可以采取一些捷径,比如对于需要不同部门分工协作的大型汇总文档,使用主控文档就显得很轻松了!

【顶栏文字】在执行多人批阅合并时,每次只能合并两个,如果需要合并多个人的建议,可以逐一添加。

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